内定辞退の方法と例文｜電話・メールでの正しい伝え方

内定辞退は、就活生にとって精神的に負担の大きい場面ですが、正しい方法で伝えれば企業側も理解してくれます。結論として、内定辞退は「電話で直接伝え、その後メールでフォローする」のが最も丁寧で確実な方法です。ここでは、辞退の手順から具体的な電話スクリプト・メール例文まで、実践的に解説します。

内定辞退の正しい手順4ステップ

ステップ①：辞退の決断を固める

内定辞退を伝える前に、まず自分の意思を明確にしましょう。迷いがある状態で連絡すると、企業側から引き止められた際に判断が揺れてしまいます。

辞退を決断する際のチェックポイントは以下の通りです。

他社の内定が確定しているか
辞退する企業に未練はないか
家族や信頼できる人に相談したか
感情的な判断ではなく、冷静に比較検討した結果か

一度辞退の連絡をした後に「やっぱり入社したい」と撤回するのは非常に難しいため、慎重に決断しましょう。

ステップ②：電話で辞退を伝える

辞退の意思が固まったら、できるだけ早く電話で連絡します。採用担当者に直接電話をかけ、口頭で誠意を持って伝えましょう。

電話をかける際のポイントは以下の通りです。

平日の10時〜12時、14時〜17時の業務時間内にかける
静かな場所から電話する
メモを手元に用意しておく
担当者の名前を事前に確認しておく

ステップ③：メールでフォローする

電話で伝えた後、改めてメールで辞退の意思を文書として残します。これは企業側の事務処理にも役立ち、丁寧な印象を与えます。

ステップ④：お礼の気持ちを忘れない

選考に時間を割いてくれた企業に対し、感謝の気持ちを必ず伝えましょう。辞退であっても、社会人としての礼儀をしっかり示すことが大切です。

電話とメール、どちらで伝えるべきか

原則は電話が第一選択

内定辞退は原則として電話で伝えるのがマナーです。メールだけで済ませると、確認が遅れたり、誠意が伝わりにくかったりするためです。

ただし、以下の場合はメールが先でも構いません。

何度電話しても担当者につながらない場合
企業側から「メールで連絡してください」と指定されている場合
深夜や休日で電話がかけられない場合（翌営業日に電話でフォロー）

最も丁寧な方法は「電話で伝える→メールでフォロー」の二段構えです。

内定辞退の電話スクリプト例文

基本的な電話スクリプト

以下は、電話での内定辞退の基本的なスクリプトです。

「お忙しいところ恐れ入ります。御社から内定をいただいております、○○大学の○○と申します。人事部の○○様はいらっしゃいますでしょうか。」

（担当者につながったら）

「お忙しいところ失礼いたします。先日、内定のご連絡をいただきました○○大学の○○です。本日は、内定の件でご連絡させていただきました。大変申し訳ないのですが、検討を重ねた結果、御社の内定を辞退させていただきたくお電話いたしました。選考の過程で貴重なお時間をいただきながら、このようなご連絡になり、誠に申し訳ございません。」

（理由を聞かれた場合）

「他社からも内定をいただいており、自分の適性や将来のキャリアを慎重に考えた結果、そちらの企業に入社することを決めました。御社の選考を通じて多くのことを学ばせていただき、大変感謝しております。」

担当者が不在の場合

「かしこまりました。それでは、お戻りになられましたら、○○大学の○○からお電話があった旨をお伝えいただけますでしょうか。改めてこちらからお電話させていただきます。」

内定辞退のメール例文

電話後のフォローメール

件名：内定辞退のご連絡（○○大学 ○○）

○○株式会社
人事部 ○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部の○○と申します。

先ほどお電話にてお伝えいたしましたが、
改めてメールでもご連絡させていただきます。

この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
慎重に検討を重ねました結果、誠に恐縮ではございますが、
貴社の内定を辞退させていただきたく存じます。

選考の過程では、面接官の皆様に温かくご対応いただき、
貴社の事業や社風について深く知ることができました。
大変貴重な経験となりましたことを、心より感謝申し上げます。

貴重なお時間をいただきながら、このような結果となり、
大変申し訳ございません。

末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

○○大学○○学部○○学科
○○ ○○（氏名）
電話番号：090-XXXX-XXXX
メールアドレス：xxxxx@xxxxx.ac.jp

電話がつながらない場合のメール

件名：内定辞退のお願い（○○大学 ○○）

○○株式会社
人事部 ○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部の○○と申します。

先日は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
お電話でお伝えすべきところ、ご多忙のところ何度かお電話を
差し上げましたがお繋ぎできず、メールにて失礼いたします。

慎重に検討を重ねました結果、大変心苦しいのですが、
貴社の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

選考の過程では大変お世話になり、心より感謝しております。
ご迷惑をおかけして誠に申し訳ございません。

改めてお電話でもご連絡させていただければと存じます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

○○大学○○学部○○学科
○○ ○○（氏名）
電話番号：090-XXXX-XXXX
メールアドレス：xxxxx@xxxxx.ac.jp

辞退理由の伝え方

他社に決めた場合

他社に入社を決めたことが理由の場合、具体的な社名を伝える義務はありません。聞かれた場合も「申し訳ございませんが、企業名は控えさせていただきます」と答えて問題ありません。

伝え方の例は以下の通りです。

「他社からも内定をいただき、自身のキャリアプランと照らし合わせた結果、そちらに入社することを決めました」
「自分の適性や将来の目標を考え、他社への入社を決意いたしました」

業界を変えた場合

就活を進める中で志望業界が変わった場合は、正直に伝えましょう。

「就職活動を通じて自分の志向を見つめ直した結果、別の業界で挑戦したいという気持ちが強くなりました」
「選考の過程で自己分析を深め、自分の強みをより活かせる業界があると考えるに至りました」

内定辞退の注意点5つ

注意点①：できるだけ早く連絡する

辞退を決めたら、先延ばしにせず速やかに連絡しましょう。企業は辞退者が出た場合に次の候補者に連絡する必要があり、遅れるほど企業に迷惑がかかります。内定通知から1週間以内、遅くとも2週間以内には連絡するのがマナーです。

注意点②：嘘の理由は避ける

辞退理由を聞かれた際に、嘘をつく必要はありません。「他社に決めた」「志望業界が変わった」など正直に伝えましょう。ただし、「御社の給与が低いから」「面接官の印象が悪かった」など、企業を否定するような理由は避けるべきです。

注意点③：引き止められても冷静に対応する

企業によっては、条件の改善を提案して引き止めてくることがあります。その場合も感謝を伝えつつ「十分に考えた上での決断です」と丁寧に意思を伝えましょう。曖昧な返答は避け、明確に辞退の意思を示すことが大切です。

注意点④：SNSやネットに企業の悪口を書かない

辞退した企業について、SNSや就活掲示板にネガティブな情報を書き込むことは絶対に避けましょう。社会人としてのモラルに反するだけでなく、将来のキャリアに悪影響を及ぼす可能性もあります。

注意点⑤：書類の返却について確認する

企業から受け取った内定通知書や入社に関する書類がある場合、返却が必要かどうかを確認しましょう。返却を求められた場合は速やかに郵送し、返送する際には簡単な添え状を同封すると丁寧です。

辞退のベストなタイミング

内定辞退は早ければ早いほど良いですが、一般的な目安は以下の通りです。

内定通知後1週間以内が理想的
遅くとも内定承諾書の提出期限前に連絡する
入社式の2ヶ月前までには辞退を完了させる
辞退を決断したその日のうちに電話する

タイミングが遅くなるほど企業への影響が大きくなります。特に中小企業では採用人数が限られているため、早めの連絡が非常に重要です。迷っている場合は「内定保留」を申し出て検討期間をもらう方法もありますので、辞退と保留を使い分けましょう。

内定辞退は誰にとっても気が重い作業ですが、社会人として避けて通れない場面です。誠意を持って丁寧に対応すれば、企業側も快く受け入れてくれます。正しい手順と適切な言葉遣いで、円満に辞退を進めましょう。